Wir alle kennen Situationen, in denen man etwas sagt, aber der andere einfach nicht das versteht, was wir meinten. Oder umgekehrt: Jemand sagt etwas zu dir, aber du verstehst es ganz falsch. Mangelnde Kommunikationsfähigkeit? Nein.
Das Problem liegt dabei in einer mangelnden Synchronisation. Wir sprechen also einfach nicht auf der selben Wellenlänge. Dann können wir nur aneinander vorbeireden und verstehen uns nicht. Als würden zwei Radiosender auf unterschiedlicher Frequenz senden und sich wundern, warum sie sich gegenseitig nicht hören. Wenn du also auch das Gefühl kennst, einfach aneinander vorbei zu reden – egal ob im Mitarbeitergespräch, Kundentelefonat, Projektmeeting oder am Frühstückstisch, achte künftig auf folgende 5 Dinge. Sie helfen dir die Synchronisation zu stärken und sorgen für wirkliches Verständnis.
Synchronisation – Kommunikation auf einer Wellenlänge
Das Modell der Synchronisation habe ich im Rahmen meiner Doktorarbeit entwickelt. Es basiert auf den gängigen Beratungs- und Kommunikationstheorien. Wichtig ist dabei: Es funktioniert in beide Richtungen. Es ist also nie nur eine Person für die Wellenlänge verantwortlich, sondern es geht um ein gegenseitiges Einschwingen, Da du aber nun bald die wesentlichen Faktoren kennst, auf die es ankommt und dein Gegenüber noch nicht, darfst du verstärkt darauf achten. D.h. du darfst auch deinem Gegenüber durch Rückfragen ermöglichen eine Wellenlänge mit dir zu finden.
Folgende 5 Faktoren sollten in der Kommunikation eingehalten werden:
1. Sei offen und präsent
Wir können uns nicht gegenseitig in die Köpfe schauen. Daher müssen wir erstmal verstehen, was das Gegenüber meint. Die Worte des anderen laufen aber durch unseren eigenen inneren Filter und werden damit interpretiert. Diese Interpretationen können ziemlich schnell ablaufen. Manchmal so schnell, dass du es nicht mal bewusst merkst.
Versuche daher bewusst offen zu bleiben, ohne deine eigenen Interpretationen sofort aufzustülpen. Es geht darum den Willen zu haben das Gegenüber wirklich zu verstehen. Und verstehen heißt nicht automatisch einverstanden zu sein! Doch wenn du es falsch verstehst, ist es egal, ob du einverstanden bist oder nicht, denn das hat niemand gemeint. Versuche also zunächst nur zu verstehen, was dein Gegenüber meint, braucht, denkt, sagen möchte.
- Gehe mit einer inneren Haltung der Offenheit, der Neugier und des echten Interesses in das Gespräch. Deine Körpersprache wird diese Haltung unwillkürlich zeigen.
- Schalte dazu auch Ablenkungen aus, sodass du dich ganz auf den Gesprächsinhalt konzentrieren kannst.
- Frage nach, wenn du etwas vermeintlich nicht verstehst.
- Spiegle zurück, was du verstanden hast, sodass dein Gegenüber die Chance hat, das zu bestätigen oder zu revidieren.
2. Bleibe dabei
Eine häufige Ursache für Missverständnisse ist, dass beide Gesprächspartner auf einer unterschiedlichen Ebene über das gleiche Thema sprechen. Damit sprechen sie vordergründig über das Gleiche, aber eigentlich doch nicht. In Fachsprache ausgedrückt handelt es sich hier um die Verarbeitungstiefe. Bleibe also bei deinem Gegenüber, indem du zunächst auf der gleichen Ebene über das Thema sprichst. Unterschiedliche Ebenen sind z. B.: Smalltalk, oberflächliche Inhalte, Detailwissen, Zusammenhänge zwischen Problem und Handlung, tiefes Problembewusstsein, eigene Anteile am Problem.
Steigst du zu früh zu tief ein, führt das zu einer Überforderung. Damit einher gehen negative Gefühle beim Gegenüber und er wird durch verschiedene Strategien das Gespräch abbrechen. Manche werden zornig (Angriff ist die beste Verteidigung), ziehen sich in sich zurück, schieben die vermeintliche Schuld auf andere, beharren auf ihre Gesprächsebene (was dich zornig machen könnte), brechen die Kommunikation ab, usw.
Schaffst du es, dein Gegenüber auf seiner Ebene abzuholen, könnte ihr gemeinsam tiefer ins Thema einsteigen.
- Bleibe auf der Gesprächsebene deines Gegenübers, um Überforderung zu vermeiden und Verständnis zu signalisieren
- Habe Geduld langsam tiefer ins Thema einzusteigen
- Lasse dich nicht von Vermeidungsstrategien deines Gegenübers persönlich kränken, sondern erkenne es als Strategie und versuche es einfach zu einem späteren Zeitpunkt nochmal
- Taste dich durch offene Fragen langsam weiter vor
- Versuche nicht zu schnell zu deiner Lösung zu „zerren“
3. Wähle die passenden Worte
Denke bitte an einen Baum….hast du ein Bild im Kopf? Ich denke an eine wunderschöne Birke. Und du? Nicht? Aber ich habe doch gesagt, du sollst an einen Baum denken. Und Birken sind die schönsten Bäume – ist doch klar, oder?!
Dieses kleine Beispiel sollte dir verdeutlichen, dass auch vermeintlich klare Worte Unterschiedliches meinen können. Willst du auf einer Wellenlänge sprechen, solltest du die Bedeutung von bestimmten Worten abklären. Außerdem werden bestimmte Worte einfach anders verstanden als du sie gemeint hast. Versteht dich jemand also nicht, hilft es manchmal schon einfach das Gleiche nochmal anders ausgedrückt zu wiederholen. Am besten in den Worten deines Gegenübers.
Nutzt man im Gespräch die gleichen Wörter und die gleichen Metaphern, erzeugt das ein Gefühl von Sympathie, Zusammengehörigkeit und eben auch Verständnis. Wenn du also z. B. eigentlich Meeting sagst, dein Gegenüber aber von einem Abstimmungstermin redet, dann nutze in dem Gespräch eben auch den Begriff Abstimmungstermin. Besonders wichtig ist es die jeweilige Sprache des Unternehmens zu sprechen, denn in jeder Organisation gibt es bestimmte Abkürzungen, Metaphern, Buzzwords und durch die Sensibilität dafür, sprecht ihr in derselben Sprache.
Selbes gilt übrigens nicht nur für Wörter, sondern auch für Sprechgeschwindigkeit, Lautstärke, Kleidung, Körpersprache (z. B. Sitzposition).
Versuche dich also etwas anzupassen, doch ohne dich völlig zu verstellen.
- Greife die Wortwahl deines Gegenübers auf
- Passe dich soweit möglich in der Sprache und Kleidung an (ohne dich zu verstellen)
- Kläre die Bedeutung zentraler Begriffe ab
4. Lasse Emotionen mitsprechen
In unserer Kommunikation drücken sich IMMER Gedanken und Gefühle aus. Nonverbal zeigt v.a. unsere Mimik in Form von Mikroausdrücken (diese sind so schnell, dass du sie nur unbewusst wahrnimmst) unwillkürlich dein Gefühl bei der Sache. Indem Emotionen als vermeintliche soft facts aus einem Gespräch herausgehalten werden, lässt man einen wesentlichen Kommunikationskanal außen vor. Was bleibt, ist das seltsame Gefühl im Raum, dass das Gesagte nicht ganz der Wahrheit entspricht.
Die Kommunikation über Gefühle ist zentral, um auf einer Wellenlänge zu sprechen. Unsere Mimik und Körpersprache enthalten wertvolle Informationen, worum es uns im Gespräch wirklich geht (s. 1. Und 2.).
Cleverer ist es daher diese direkt ins Gespräch einzubeziehen (z.B. „ich kann mir vorstellen, diese Info wirkt überraschend auf Sie“, „wenn ich das so höre, merke ich, wie es mich ärgert, …“,). Das zeugt von Empathie vom Gegenüber und von Selbstempathie.
Es gehört etwas Übung dazu über Emotionen zu sprechen, denn in unserer Gesellschaft sind wir es einfach nicht gewohnt. Uns natürlich kommt es hierbei auch auf die richtige Wortwahl an (s. 3). Doch es ist Teil jedes Feedback-Modells oder z.B. der sog. Gewaltfreien Kommunikation, Techniken konstruktiver Kritik, usw.
Kommunikation auf einer Wellenlänge bedeutet auf allen Ebenen zu sprechen: Auf der kognitiven und emotionalen.
- Gebe deinen Emotionen Ausdruck
- Sei sensibel für die Mimik und Körpersprache deines Gegenübers
- Spreche Gefühle offen an, anstatt sie unbewusst wirken zu lassen
5. Vertraue
Kommunikation birgt immer auch ein Risiko. Wir öffnen uns, verleihen Emotionen Ausdruck, lassen uns auf das Gegenüber ein. Wir zeigen uns.
Dazu braucht es Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten und die eigene Person (Selbstvertrauen). Gelingende Kommunikation bedarf Übung, Willen und Fehlertoleranz. Läuft ein Gespräch mal gar nicht auf Wellenlänge, funktioniert es beim nächsten Mal vielleicht umso besser.
Außerdem ist es nötig einen vertrauensvollen Rahmen zu schaffen, in dem sich das Gegenüber genauso vertrauensvoll auf die Kommunikation einlassen kann. Je nachdem, was besprochen werden soll, ist es hilfreich nicht gerade zwischen Tür und Angel oder im Großraumbüro sein Anliegen anzusprechen. Häufig hilft ein Termin mit Agenda, damit sich beide schonmal vorbereiten können. Oder ein ungestörtes Gesprächssetting unter vier Augen. Auch die Übung macht es. Je länger man miteinander arbeitet, desto leichter schwingt man sich ein.
Tipp: Und wenn es mal Gesprächspartner sind, bei denen es echt schwer ist, eröffnet sich hier doch ein wunderbares Übungsfeld zum Training der persönlichen Kommunikation 😉.
Hilfreich ist es bei solchen Personen auch, sich eine Sache am Gegenüber zu suchen, die man richtig gut findet. Das darf auch etwas Oberflächliches sein wie z.B. die schöne Nase oder eine Eigenschaft wie z.B. die Ausdauer immer wieder auf kleine Details hinzuweisen. Vor dem Gespräch dann den eigenen Fokus auf dieses Positive lenken und gut gestimmt in das Gespräch gehen, kann Wunder wirken. Denn natürlich spiegelt unser Gegenüber immer auch uns selbst.
Daher ist es so wichtig darauf zu vertrauen, dass es ein leichtes, verständnisvolles Gespräch auf einer Wellenlänge wird, denn dann wird es das auch viel wahrscheinlicher werden.
- Traue dir zu ein Gespräch auf einer Wellenlänge und mit Leichtigkeit zu führen
- Vertraue, dass das Gegenüber auch nur versucht zu verstehen
- Sorge für einen stabilen, vertrauensvollen Rahmen
- Vermeide ad hoc Gespräche zwischen Tür und Angel, wenn du etwas Wichtiges besprechen möchtest
Es kommt darauf an, was dein Gegenüber versteht
Letztlich wird Kommunikation auf diese Weise zu einem spannenden Feld des Ausprobierens und Reflektierens. Es besteht die Chance sich ganz neu miteinander zu verständigen und endlich wirklich zu verstehen, was das Gegenüber meint bzw. selbst richtig verstanden zu werden.
Übernimmst du Verantwortung für die Synchronisation, bist du dir bewusst, dass es letztlich darauf ankommt, wie dein Gegenüber dich versteht. Nicht was du beabsichtigt hast zu sagen.
Dafür eignen sich die 5 beschriebenen Faktoren der Synchronisation perfekt. Sie helfen dir künftig zwischen einer automatisch ablaufenden Reaktion eine kleine gedankliche Pause einzulegen und deine Kommunikation bewusst zu steuern.
- Versuche gern in den nächsten Gesprächen diese 5 Punkte zu berücksichtigen. Am besten du nimmst dir dazu erstmal einen vor, dann den nächsten usw.
- Oder überlege im Nachgang von Konflikten, an welchem Punkt das Gespräch gescheitert ist und wie du das nächstes Mal vermeiden kannst.
Aus meiner Erfahrung heraus, tun sich die meisten bereits schwer damit offen zu sein, denn das nächste Meeting ruft, die Mail blinkt während des Telefonats, im Hinterkopf ist ein anderes Problem laut, …
Damit tut man sich selbst allerdings keinen Gefallen, denn ist man nicht mal offen, kann man auch seinen eigenen Standpunkt nicht verständlich machen.
Dabei liegt meiner Meinung nach in einer wirklich verständnisvollen Kommunikation auf der gleichen Wellenlänge, in der Synchronisation, immer auch die Chance gemeinsam auf etwas ganz Neues zu kommen. Plötzlich entstehen dann grandiose Ideen, Lösungen und Menschen, die voller Motivation und Elan an Bord sind. Und wir haben endlich auch selbst das Gefühl verstanden zu werden
Neugierig auf mehr?
Interessiert dich der wissenschaftliche Kontext zum Modell der Synchronisation, kannst du einen Blick in meinen Fachartikel zum Thema werfen:
Dieser ist online frei verfügbar.
Oder du liest es ganz genau in meinem Fachbuch nach: Zu Springer.
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Viel Freude bei der Umsetzung - für ein glückliches Arbeitsleben,
Herzliche Grüße
Johanna